Metodología lean o cómo hacer nuestros proyectos más eficientes

Desde siempre, en cualquier industria o mercado, se han buscado formas de mejorar la eficiencia de los procesos de negocio como estrategia para aumentar la rentabilidad, uno de los aspectos fundamentales para evaluar de la salud de una organización. En este post abordamos cómo la metodología Lean puede ser de utilidad para trabajar esa eficiencia aplicada a procesos más allá de los propios de una cadena de producción.

El objetivo de la filosofía Lean manufacturing es agregar valor al entregable del cliente de la forma más eficiente posible. Se basa en principios que tratan de reducir los desperdicios (tiempos muertos, tareas innecesarias, etc.), persiguen la mejora continua, y usan el aprendizaje como mecanismo para hacer más eficientes los procesos. Rescatando la ley de Pareto, el 20% de las características de un producto (el producto mínimo viable) entregará probablemente el 80% de los beneficios pretendidos por el cliente.

Haciendo uso de una lógica de seguimiento, medición y aprendizaje constantes, en la que se permite el fallo rápido (para detectar velozmente posibles situaciones de error) y barato (antes de que se produzca un impacto elevado), se persigue llevar a cabo una intervención anticipada y adecuada para potenciar los ciclos rápidos de testeo – aprendizaje – fallo – compartir información – testeo… en la búsqueda del aprendizaje y mejora continua. De esta forma, en la filosofía Lean el aprendizaje es potenciado aplicando formas de trabajo estructuradas como pueden ser reuniones periódicas de trabajo para detectar y comunicar desviaciones, minimizar las interrupciones, estandarizar respuestas más frecuentes en un canal de atención al cliente, etc.

Aunque originalmente la metodología se aplicaba sobre todo en industrias orientadas a procesos productivos, como cadenas de producción o suministro, cada vez más los principios Lean se están aplicando en otros sectores como puede ser el desarrollo de servicios de consultoría, desarrollo IT, servicios de atención al cliente, departamentos comerciales, etc. Todos aquellos proyectos que consten de procesos, recursos humanos y materiales son susceptibles de optimización y de aplicación del Lean Project Management.

Obviamente, para que la filosofía tenga éxito, tiene que estar soportada internamente por todos los niveles dentro de la organización, desde la dirección, hasta los demás colaboradores involucrados. De hecho, uno de los objetivos que persigue Lean es el objetivo de que el equipo funcione como un todo, fomentando la autonomía, pero potenciando las aportaciones de cada elemento por su optimización dentro del conjunto. La preocupación por la motivación del equipo de trabajo, la formación, el correcto entendimiento de su rol en el proyecto y la alineación con sus expectativas personales reconoce también en esta filosofía la importancia que la gestión del equipo humano asume en el desarrollo eficiente de proyectos.

Sus principales principios son:

1. Entrega de valor al cliente.
2. Mayor calidad eliminando desperdicios = eficiencia de la cadena de valor.
3. Vinculación de los colaboradores = sentido de pertenencia.
4. Aprendizaje constante = mejora continua.

Además, con la apuesta por ciclos rápidos de testeo, aprendizaje y error, la innovación Lean posibilita la acumulación de conocimiento a un ritmo veloz por parte de los equipos que, a su vez, a través de los canales más eficientes y optimizados puede y debe ser compartido dentro de la organización.

Dos de las preguntas fundamentales que debemos hacer cuando queremos evaluar un proceso es si éste está solucionando algún problema y si está aportando el valor que debería.

¿Cómo aumentar la eficiencia de un equipo? ¿Realmente necesita el cliente un informe diario/semanal de performance? En Territorio creativo el objetivo de los equipos también es entregar el valor esperado por nuestros clientes de la forma más eficiente posible.

A continuación presentamos las principales fases para el desarrollo de un piloto de aplicación de Lean a un proyecto en una organización como Tc:

• Diagnóstico: auditoría de proyecto analizando todos los procesos actuales y definiendo la oferta de valor para el cliente.
• Identificación de áreas/palancas de mejora: según los “desperdicios” identificados, definir líneas de mejora para ese proyecto.
• Definición de objetivos: las palancas objetivo de optimización deben ser detalladas en objetivos concretos.
• Indicadores de medición: cada una de las áreas de mejora debe ir acompañada de sus indicadores de desempeño y el seguimiento debe ser tan frecuente como necesario.
• Aplicación de metodología: cambios a los procesos definidos en cada área de mejora que deben ser implementados durante un período suficiente para concluir sobre la aplicación de la metodología.
• Comparación de resultados: al final del piloto, se compara la situación actual del proyecto frente a la inicial, evaluando todos los indicadores de procesos para evaluar si se ha alcanzado un nivel de eficiencia superior.

Evaluando cómo los procesos pueden ser optimizados en la identificación de procesos/recursos que no aportan el valor necesario o que actúan como barreras a esa entrega, debemos entender las necesidades del cliente, lo que espera, lo que necesita y lo que valora, y cuestionarlo continuamente, sabiendo que existe espacio de mejora constante y sabiendo que las necesidades de los clientes cambian.

Por otra parte, el coste de sobrecargar equipos también puede tener efectos negativos en los proyectos, ya que la desvinculación de los colaboradores puede ser considerada una forma de “desperdicio”. No debemos olvidar evaluar si estamos produciendo por encima de las expectativas del cliente (aspectos que éste no va a valorar, tal y como se reflejaba en el abordaje de la Ley de Pareto al inicio de este post) y de qué forma esa “sobre-entrega” puede afectar a los equipos.

El análisis global de todos los aspectos relacionados con proyectos (expectativas de cliente, procesos, recursos materiales y humanos, desperdicios, etc.) es imprescindible cuando abordamos la aplicación de principios Lean en nuestra organización para la mejora de su eficiencia, lo que viene a ser, cuando perseguimos el objetivo de la rentabilidad.

Imagen: SplitShire