Construye tu cultura corporativa con las herramientas de comunicación adecuadas

Leemos sobre algunas empresas que comienzan comprando una licencia o suscripción de una herramienta de comunicación interna y esperan a que la magia suceda. Puede que funcione, con suerte, pero para aspirar a ser mejores profesionales no entendemos de suerte, sino de razón, constancia y esfuerzo: ¿está la cultura de la organización preparada? ¿Se ha elegido la herramienta adecuada?

Primero de todo: la cultura

¿Qué aspecto tiene tu contexto de trabajo? ¿Son los procesos internos transparentes de cara a la organización? ¿Cómo se produce la toma de decisiones? ¿Se tienen en cuenta argumentos aportados por cualquier persona mirando a la validez y peso de su razonamiento más que su posición? Todas son cuestiones que responden a un punto crítico: ¿somos gestores de personas o facilitadores del conocimiento y experiencias?

La comunicación interna no se pone en marcha si no es con un razonamiento detrás. Uno de sus beneficios es que desarrollará el talento dentro de la empresa: el mejor talento es el que se hace crecer, no el que se capta. La felicidad atrae y retiene más talento que la sola puesta en marcha de una estrategia de employer branding.

Como contábamos en «Herramientas sociales internas: lazos mas allá de la hora del café» se trata de una cuestión de compromiso y amor de una persona por su trabajo:

En el momento de conexión en el que nos encontramos, este compromiso puede crecer o disminuir dependiendo del uso que demos a las herramientas que la tecnología nos ha dotado.

Lograr una fluida comunicación es fruto de la transparencia; derribar las barreras que obstaculicen el flujo de información entre grupos, áreas o departamentos es imprescindible. De hecho, podemos dar ejemplo de ello:

• Compartiendo la metodología sobre evaluaciones para el desempeño y obtener un feedback claro.
• Presentando los resultados a todas las personas que participan en la organización.
• Publicando los salarios para acabar con el secretismo.
• Construyendo confianza al fomentar la meritocracia.

Estos son sólo algunos puntos que forman parte de una estrategia integral en la que:

1. Analizaremos el estado actual de nuestra cultura y employee engagement.
2. Dinamizaremos acciones y propuestas que renueven procesos internos.
3. Estableceremos indicadores con los que medir el progreso del proyecto.
4. Gestionaremos las tácticas dirigidas a que los valores de marca transciendan la organización y que sea el propio empleado quien prescriba sus beneficios.

Pasos que irán de la mano y convivirán en el tiempo con las apps o software elegido. ¿Qué criterios valoraremos y cuál es nuestro ejemplo en nuestra propia organización?

Herramientas que materialicen el cambio

En línea con la transformación digital que ya permea en muchas empresas, las herramientas nos ayudan a articular esta cultura y permiten ejecutar las acciones que acompañan a los valores a instaurar. Desde nuestra base lidertaria, nunca hemos impuesto una herramienta de comunicación interna, hemos ido probando varias y recogiendo las impresiones de todos los que se animaban a valorarla. En último caso, hemos hecho balance de pros y contras y elaboramos unos criterios razonables para elegir la adecuada.

Destacaremos aquí uno de esos criterios: en 2013 estábamos acostumbrados al software de redes sociales corporativas tales como Yammer o SocialCast, cuyo paradigma tipo timeline replica ahora Facebook at Work (añadiendo algunas otras cosas), entonces, ¿por qué desde entonces usamos y recomendamos Discourse, que es una plataforma de discusión, más tipo foro?

Después de analizar las funcionalidades y abstraernos para ponernos en el lugar del otro, descubrimos que la información relevante alrededor de una empresa no tiene que ver con perfiles publicando en muros para obtener likes, ni de seguir a personas o a grupos, sino más bien con crear temas o hilos de debate alrededor de los cuales tus compañeros de trabajo tienen la libertad de mostrar interés adhiriéndose o bien, de elegir otro tema. Es más algo como «esta semana vamos a hablar de estas interesantes temáticas por actualidad o estrategia» que publicar actualizaciones en un timeline con una escasa organización.

Cuando se trata de información útil o que tiene la capacidad de vincular, es mejor gestionar el contenido alrededor de categorías a las que cada uno es libre de suscribirse independientemente de su puesto que seguir grupos estancos en los que cuenta más el nombre que el contenido. ¿Por qué forzar a nadie a estar en un lugar separado? ¡Mejor dejamos elegir a cada uno sus intereses! Un consultor puede estar interesado en las mejores campañas del mes y un copy en leer sobre herramientas de analítica web.

Tras casi tres años utilizando Discourse para nuestro #TcPlus, lanzamos la iniciativa de incluir a alumni en nuestra comunidad para enriquecer la conversación, de lo que nos alegramos por ver a nuestros antiguos compañeros hablando sobre temas similares, y la prescribimos para otras organizaciones por su escalabilidad. No somos los únicos, entre otras organizaciones como Bloomberg, Buffer también utiliza esta herramienta entre otras para organizar su comunicación interna.

Comunicación directa

#TcPlus es por tanto, nuestra herramienta para organizar las conversaciones de manera asíncrona, información que merece la pena revisitar y organizar por categorías y etiquetas. Pero, ¿qué hay de la comunicación del día a día, cuando sólo quieres saludar, compartir una foto del momento o hablar con el equipo de proyecto?

De un tiempo a esta parte usamos Skype pero intuíamos que quedaba algo limitada, así que realizamos un benchmark para ver si había algo mejor que la herramienta de Microsoft para nuestra actividad habitual. Valoramos hasta 10 herramientas y de un total de 9 criterios puntuados del 1 al 5 llegamos a dos ganadores: Slack y Mattermost.

Qué vamos a decir de Slack que no se haya dicho ya, es la herramienta de moda por su rápida expansión, su usabilidad y sus mil y una integraciones. La funcionalidad que a nosotros nos convenció fue la habilidad para crear equipos independientes y poder cambiar en su app entre ellos de una forma sencilla y ágil.

En cuanto a su alternativa libre, Mattermost, no la hemos visto madura para hacerle frente, ya que le faltaría optimizar sus apps móviles, mejorar las notificaciones e implementar la posibilidad de cambiar de un equipo a otro de forma rápida y sencilla. Si estos tres elemento fueran optimizados, seríamos los primeros en cambiar a Mattermost, pues amamos el software libre.

Por esta tendencia expansiva, puede confundirse el uso de Slack con una herramienta completa de comunicación interna y en medios generalistas vemos noticias como «la competencia de Facebook at work», pero nada más lejos de la realidad. Slack, como otras herramientas de comunicación directa o chat, es un complemento perfecto para la organización, pero a medida que esta crece, necesita de una red que asegure una comunicación útil para todos los miembros, donde quiera que estén y en el momento que se necesite: lo que llamamos comunicación asíncrona.

Esto necesita de categorías, etiquetas, temas o hilos, aunque los últimos no aparecen en Slack y por ello nuestra apuesta es una combinación entre aplicación tipo foro, donde Discourse destaca de manera abrumadora y supone el espacio para debatir y comunicar aquello más permanente; y Slack, donde concurren las conversaciones más efímeras, temporales y breves. Justo estos días el equipo de Discourse publicó su integración oficial con Slack, algo que repercutió muy positivamente en el uso que hacemos de esta herramienta en Territorio creativo.

Esta combinación ganadora nos permite dar voz, articular las discusiones y compartir conocimiento dentro de la empresa. Las expuestas son solo algunas de las ventajas que refuerzan nuestra cultura, a su vez base para que esto sea posible, cual círculo virtuoso. ¿En qué punto sitúas a tu organización?