Lecciones aprendidas de un proyecto de desarrollo

En los últimos meses varios de los equipos en los que estoy involucrado dentro de Tc han hecho frente a proyectos de desarrollo de diferentes dimensiones. Este tipo de proyectos tienen una tendencia natural a complicarse por diferentes tipos de inconvenientes – sea esto previsto o imprevisto – lo que genera fricciones entre los miembros de los equipos, malentendidos con el cliente y discusiones en el caso de que sea un colaborador externo quien lleva a cabo alguna de las partes del proyecto.

Durante este tiempo el aprendizaje ha sido intensivo y no he querido perder la ocasión de utilizar este foro para compartirlo con vosotros.

En este post, intento aportar 7 pequeños consejos/aprendizajes que me gustaría leer en el futuro cada vez que inicie uno de estos proyectos, y no perder nunca de vista a lo largo del desarrollo del mismo.

1- Plantear claramente los objetivos y alcance del proyecto con el cliente y con los proveedores (si los hay), intentando evaluar las posibles dificultades de la forma más objetiva posible.

Se trata de la primera labor de todo el proceso. Qué quiere el cliente, cómo lo quiere y cuándo lo necesita. Cuanto más al detalle entremos en esta fase, menos imprevistos surgirán a lo largo del proyecto. Estamos hablando de ese tipo de reuniones en las que no debemos levantarnos hasta que todos quedemos plenamente convencidos de que está claro cuál es el objetivo del proyecto y cuáles serán los pasos a seguir para su cumplimiento.

2- Revisión detallada del presupuesto para asegurarse de que se cumple con el alcance que el cliente reclamará.
Puede no parecer más que un trámite, pero si alguna de las funcionalidades iniciales necesarias no se incluyen en el presupuesto, estaremos delante de una de las situaciones más incómodas que se nos pueden plantear: la de decidir si asumir el coste económico de implementar las funcionalidades no recogidas en el presupuesto, o decirle al cliente que debe asumir el sobre coste con el consiguiente enfado por su parte.

3- Es importante que el proveedor comparta nuestra forma de entender el servicio al cliente.
La cultura es un elemento distintivo dentro de las empresas, y no todas comparten una filosofía de servicio similar. Encontrar proveedores con los que nos encontremos en sintonía a la hora de llevar a cabo este tipo de proyectos puede sernos de gran ayuda en la gestión de las expectativas del cliente y a la hora actuar como un sólo equipo reduciendo los roces y fricciones que se pueden dar en la relación con el proveedor.

4- El diseño aprobado debe ser el santo grial. Una vez alcanzado, es inamovible salvo fallo grave de usabilidad. Uno de los problemas más difíciles de atajar en un proyecto de desarrollo es confundir una filosofía de servicio al cliente muy desarrollada con un exceso de flexibilidad, ya que esta última puede terminar derivando en improvisación y afecta gravemente a la planificación del proyecto.

5-Gestionar las negativas al cliente. Enlazando con el punto anterior, seguir a rajatabla las peticiones del cliente puede acabar con la planificación presupuestaria y temporal del proyecto. Es fundamental hacer entender al cliente que cualquier cambio en fase de desarrollo tiene un coste económico y de tiempo que en ocasiones no es posible asumir por lo ajustado de los presupuestos.
Sin embargo, tan importante como lo anterior, es medir con cuidado las negativas al cliente y luchar sólo aquellas batallas que suponen perjuicios reseñables a la planificación, ya que demasiadas negativas pueden crear frustraciones que incomodan el día a día del proyecto.

6-La paciencia es la mejor de las virtudes en este tipo de proyectos. Todo lo que pueda salir mal, saldrá… Hay que estar preparado para cualquier imprevisto, aceptarlo con la mayor predisposición y atajarlo con la mayor eficacia.

No podemos evitar los problemas, estos surgirán tarde o temprano, pero siempre que llamemos al cliente para trasladarle malas noticias es imperativo ofrecerle – al menos – dos soluciones válidas para resolverlo.

7- Limita las reuniones a las realmente imprescindibles y con las personas involucradas directamente en el proceso a debatir. Las horas destinadas al proyecto son un tesoro y es probable que te hagan falta en la fase de desarrollo y test. Cuídalas.

En resumen, se trata de usar el sentido común (como siempre), y no dejar nada a la improvisación. Esto que parece el más básico de los consejos marcará la diferencia entre una buena resolución del proyecto o una fuente inagotable de dolores de cabeza.

Estos han sido algunos de los aprendizajes que me he grabado a fuego en los últimos meses, sin embargo, seguro que vosotros tenéis infinitos consejos que queréis compartir con todos nosotros. Adelante, ¡estáis en vuestra casa! 😉

Imagen: Flickr misterbenben