Empresa conectada: productividad y personas

La gestión de tareas, de prioridades, de urgencias no suele ser tan sencilla como creemos a menudo. ¿Por qué siempre hablamos de productividad o buscamos en todo momento herramientas y técnicas para mejorar la forma de gestionar nuestro tiempo y nuestro conocimiento? ¿Alguna vez os habéis preguntado cuáles son los beneficios reales de ser una persona organizada? ¿Por qué es tan importante sentirnos en nuestra zona de confort y que controlemos en qué invertimos cada segundo de nuestro tiempo? Sencillamente porque es lo que hace que seamos – o lo que nos sintamos- eficientes y, por ende, más productivos y útiles.

Crecí, seguramente como muchos, escuchando que la fórmula infalible para distribuir nuestro día es: 8 horas de sueño, 8 horas de trabajo y 8 horas de ocio. Pero, ¿cómo distribuir esas horas en un mundo fluido donde las fronteras ya no las marca un reloj? Esas fronteras entre lo personal y lo profesional son cada vez más tenues y lo que antes se quedaba en la mesa de trabajo, ahora nos acompaña en nuestros smartphone, en el sofá de casa o en cualquier café. A pocos nos resultará raro actualizar la bandeja de entrada de nuestros correos incluso si hemos salido por la puerta de la oficina hace 30 minutos; contestamos a ese mensaje a deshoras de nuestro compañero, porque sabemos que haría lo mismo por nosotros o porque se encuentra a siete husos horarios.

Las jornadas laborales siguen siendo las mismas – por lo menos después del Fordismo – y antes todos parecían saber organizarse mejor que ahora. El día siempre tiene 24 horas, que se traducen en 1.440 minutos al día distribuidos en 365 días por año. Pero se trata realmente de trabajar más o de hacerlo de forma inteligente. Y lo que es más importante, ¿cómo podemos trabajar de una manera más inteligente? ¿En qué áreas tenemos que mejorar?

Somos una agencia global y conectada – en España, Reino Unido, México, Colombia y Perú. Trabajamos en otros países y con otros países, con husos horarios diferentes, eso nos permite tener la suerte de trabajar en la oficina de Madrid pero también en México o en Colombia sin movernos de una mesa. Si dejamos de lado las horas que pasamos descansando, los Rebels somos un equipo conectado y colaborativo.

Nos tomamos muy en serio la responsabilidad como equipo, como organización global y como miembro de un equipo. Pero, ¿cómo lo hacemos? ¿Cómo compartimos información? ¿Cómo nos mantenemos informados sin perder productividad? Tener acceso a la misma información y que todos compartamos el conocimiento conlleva un esfuerzo organizativo importante. Entonces, ¿cómo lo hacemos en nuestra organización?

1. Gestión de la información y de ideas: hemos hablado en variadas ocasiones sobre nuestra plataforma interna de colaboración e información, TcPlus. A través de ella, facilitamos y administramos el conocimiento. Se trata de una red colaborativa en la que desarrollamos “un entorno de estructuración de conocimiento; del que surge de la conversación y del impulsado por los miembros de forma proactiva”. Es un proyecto ambicioso “que aporta muchísimo tanto a quien lo comparte como al que lo recibe (…).”. Ya hemos expuesto, e incluso debatido, en alguna que otra ocasión los beneficios y peligros de este tipo de sistema de colaboración. Pero, sin duda, los beneficios son infinitamente superiores. Tener una plataforma en la compartimos conocimiento de forma organizada y en la que tenemos buenas ideas que se mejoran con las buenas ideas de los demás es imprescindible para poder compartir, organizar, gestionar y compartimentar. ¿Cómo conseguimos que una plataforma a la que acceden más de 100 rebels y más de 50 alumni funcione? No es sencillo, pero sí es posible. Hacemos un trabajo de segmentación, a través de menciones a equipos/personas en concreto, para asegurarnos de que nuestros destinatarios reciben el contenido. Ahorramos tiempo en enviar correos con la misma información o en crear archivos para un equipo determinado, también ahorramos tiempo cuando hacemos preguntas colectivas o en pos de esclarecer dudas comunes.
2. Desintermediación de decisiones, liderazgo distribuido y transformacional: decir que en Territorio creativo no hay jefes es casi como caer en un cliché. Lo sabemos nosotros, que trabajamos aquí a diario, y lo sabéis vosotros que nos conocéis. Pero más que formar parte de una empresa Lidertaria – o lo que viene a ser lo mismo, holocrática – en la que creemos que todos aportamos valor y podemos tomar decisiones responsables sin importar en rango al que pertenecemos, formamos parte de una empresa dinámica y colaborativa que se desarrolla en un mundo cambiante. Esto hace que se reduzcan los tiempos de toma de decisiones (pero nunca el valor de la responsabilidad) y que nadie sea imprescindible para poder mantener la maquinaria funcionando y por lo tanto, más leans.
3. ¿Quién es quién? Un área de mejora en casi todas las organizaciones es conseguir que todo el equipo se conozca. Nosotros no cesamos en nuestro empeño de ese reto. Territorio creativo no es solo un espacio de trabajo compuesto por varios expertos: es un equipo multidisciplinar con miembros comprometidos en la toma de decisiones. De manera descentralizada, sin una comunicación interna al uso y de manera oficial, nuestra cultura genera que todos queramos saber quién es la última incorporación y qué podrá aportarnos para mejorar.
4. Responsabilidad y autogestión: dos de los términos que más utilizamos. La organización ofrece todo lo necesario para que las seis oficinas estén conectadas y tengan acceso a la información que generan las demás, pero este trabajo en equipo no sirve de nada si cada miembro de la organización no se hace responsable de sus necesidades y se autogestiona tanto el tiempo como la información. Cada Rebel trabaja por estar conectado con la organización y con sus compañeros – independientemente de la oficina en la que se encuentre.

Y tú, en tu organización, ¿cómo trabajas de forma más inteligente? Abramos el debate para aprender todos.