Del portal del empleado a la intranet social, un giro de 180º

Una intranet social es una pieza fundamental dentro de los procesos que conducen a la transformación digital de las organizaciones: la empresa 2.0 precisa generar los espacios de colaboración, cocreación y cooperación en red que son los que pueden sacar partido del modo de producción digital. Las posibilidades de conseguir esos efectos con un portal del empleado o intranet convencionales son mucho más reducidas.

Un portal del empleado convencional es una plataforma digital que actúa como canal de comunicación generalmente unidireccional o de bidireccionalidad limitada entre la empresa y sus integrantes. Suele ser la principal herramienta para transmitir comunicados, el calendario laboral, promociones para trabajadores o los cursos y formaciones dirigidos a los trabajadores de la empresa.

Por su parte, nos referimos a una intranet social cuando reconocemos en las herramientas de comunicación interna varias de estas características adicionales:

• Los miembros de la organización debaten en un foro común ordenado a través de publicaciones en formato de foro, microblog o en forma de líneas de actividad.
• Todas las personas tienen la oportunidad de participar en las discusiones, así como de abrir su propio debate.
• El contenido que se comparte dentro de la intranet social puede valorarse y etiquetarse según las categorías establecidas por la organización en función de sus líneas estratégicas.
• La herramienta debe permitir ordenar el conocimiento aportado por los empleados a través de eventos, documentos compartidos o wikis.

Este tipo de posibilidades requiere, para conseguir que realmente funcionen y se convierta de facto, en una intranet social, una estructura organizativa donde no existan jerarquías rígidas y exista un ambiente donde las personas aporten lo que tienen en sus cerebros sin sentirse intimidados por los que ocupan un puesto superior.

Así, mientras los portales del empleado tienden a ser creados y controlados con una visión más tecnológica y como una gestión de procesos, en las intranets sociales el esfuerzo está más orientado al desarrollo de la cultura corporativa con fuerte implicación de todas las áreas de la compañía y especialmente de quienes están preocupados por el desarrollo de las personas, la innovación y los valores de la compañía. En los primer caso, la intranet aporta un valor meramente informativo y de gestión, y en el segundo, se fortalece el conocimiento interno, facilita el hallazgo del talento e impulsa la innovación y la productividad.

La intranet social contribuye a desarrollar la imagen de marca y el employer branding de aquellas compañías que apuestan por una fuerte identificación de las personas con la empresa y quieren lograr un fuerte sentimiento de pertenencia. Fomenta el contacto y la comunicación entre las personas y crea y refuerza los valores de la compañía. Se desprenden también otros beneficios como la productividad, la gestión organizada del conocimiento colectivo, la ruptura de las distancias, agiliza flujos de trabajo, informa de reuniones y eventos…

Cómo implementar una intranet social

Ana Carrillo, Jefe de Servicio de Intranet de la Biblioteca Nacional de España y autora del estudio La gestión del conocimiento en la Biblioteca Nacional de España: hacia una intranet social y semántica, asegura en Claves de una intranet social que para que funcione una intranet social ésta deber integrada en una red social corporativa.

En Territorio creativo compartimos sus puntos de vista y elegimos en su día Discourse como base de nuestra intranet social. Esta aplicación (open source) permite que cada empleado pueda crearse su propio perfil, incorpore sus comentarios y abra espacios de debate, características esenciales para su funcionamiento. Además, también puede personalizarse facilitando la lectura y búsqueda de los usuarios.

A la hora de llevarlo a la práctica, hay una serie de elementos que se debe tener en cuenta:

1. Lo que hagamos con la intranet social debe estar orientado a la estrategia de nuestra organización.
2. A la hora de elegir y diseñar las herramientas que usaremos como red social interna debemos contar con un equilibro entre sencillez de uso y posibilidades: las funciones más avanzadas (como las wikis) requieren una curva de experiencia larga, pero el inicio de la participación y el enriquecimiento de la cooperación no se debe ver coartado por ello.
3. Es fundamental poder ordenar el conocimiento a través de categorías o grupos de discusión diferenciados.
4. También dentro de las organizaciones hay usuarios de más influencia que otros y “early adopters” que son capaces de arrastrar a las demás personas. Nada como el hecho de que un CEO esté implicado (desde el momento en que decide que sus comunicaciones se desarrollan por este canal, nos aseguramos la atención).

En Territorio creativo recomendamos que el desarrollo de la intranet social se desarrolle a través de herramientas de código abierto administradas por la propia organización, pero no siempre es viable y hay que acudir a servicios genéricos y comerciales. En el mercado hay servicios como Yammer, Discourse, Socialcast, exo platform, Jive, Slack, LifeRay, etc., y se empieza a contar con las herramientas desarrolladas por los grandes servicios de internet (como con Facebook at work y Google for Work.). David G. Navas configuró en su día una interesante relación de criterios para elegir una herramienta y que merece la pena considerar.

Se elija el método que se elija, la realidad es que nos movemos hacia un entorno laboral hiperconectado. Desde el email, pasando por la mensajería instantánea y finalmente en la intranet social, los empleados tienen en sus manos, estén donde estén, el conocimiento que hará crecer a las compañías. La intranet social nos ayuda a desbloquear el conocimiento oculto de los empleados para que pase a ser conocimiento de la comunidad. El reto está en saber extraer lo relevante y en evitar el ruido que provoca el tsunami de la información que recibimos cada día.