Comunicar más nos hará libres

La comunicación interna ha pasado a convertirse en un must have de toda empresa del siglo XXI, independientemente del tipo de cultura que tengan. Pero, en concreto, en una organización con una cultura horizontal donde las barreras jerárquicas se desdibujan, se convierte en la piedra angular del engranaje que mueve esta máquina. Sin comunicación es imposible que todos los miembros de una organización remen en el mismo sentido.

Muchas empresas no son conscientes de que para afrontar los retos a los que empuja inexorablemente el mercado, es necesario construir un equipo humano sólido, con talento, comprometido y que sea capaz de sentir el proyecto como propio. Hablamos de una compañía cuyo centro neurálgico se compone de personas buenas y buenas personas para lograr una cultura corporativa consolidada.

Es precisamente en este punto, donde la comunicación interna pasa a ser una herramienta estratégica indispensable para conseguir dar respuesta a todas las necesidades del día a día.

Existen innumerables oportunidades de construir bien común, crear vínculos emocionales y desarrollar sentimiento de pertenencia.

Lidertarios, página 160.

¿Por qué es importante construir vínculos emocionales para que los empleados crean en la comunicación interna?

Es de vital importancia dar voz propia a todas las personas que trabajan en la organización. Vivir la cultura, generar lazos afectivos y personales, ser capaces de hacerles sentir que aprenden y que avanzan como profesionales dentro de cada área. En definitiva, hacerles partícipes del día a día de la empresa y de la necesidad de trabajar juntos para acompañar a toda la comunidad.

‘La democracia se cuela por los muros de la empresa’. En una organización con una cultura horizontal todas las personas tienen un momento y un lugar para la opinión individual. Los workshops como foro de debate interno, son un claro ejemplo de momento y lugar en el que compartir temas que preocupan o interesan al colectivo con el fin de llegar a las mejores soluciones para el equipo.

Otro claro ejemplo son la intranet o portal del empleado. Una plataforma que permite a los trabajadores de la empresa compartir información relacionada (o no) con el ecosistema laboral: calendarios de trabajo, debates, comunicados, cursos y formaciones y, por qué no, temas off topic. En resumen, un canal que permite una comunicación ascendente y descendente entre todos los integrantes de la organización.

Abrir al público toda la actividad de la empresa es algo que fomenta la responsabilidad individual y da poder a las personas para organizarse y decidir autónomamente. No es sino la comunicación interna, el motor del flujo de información que permite mantener al equipo en el centro de la estrategia de este área. Además, el equipo de Comunicación de las empresas deberá trabajar de manera alineada con la estrategia del equipo de Cultura y Gestión de Talento para conseguir que esta comunicación sea efectiva.

Sin información no se puede trabajar. O sí, pero mal. Dificulta la toma de decisiones, dificulta el flujo de trabajo (sobre todo en un sitio en el que se trabaja en equipo) y, no menos importante, oscurece el clima laboral.

Por ello, la comunicación interna deberá estar dirigida a transmitir mensajes corporativos, informar sobre los acontecimientos que tienen lugar dentro de la empresa, motivar y conseguir que el diálogo entre todos los agentes que forman parte de la empresa sea eficaz.

¿Cuáles son las prácticas que hacen efectiva la comunicación interna?

No hace falta decir que estos hábitos surgen de la necesidad de compartir con la comunidad estas reflexiones que hemos citado antes. En Territorio creativo hemos adoptado una serie de herramientas narrativas que facilitan el intercambio de información para conseguir objetivos comunes a las áreas de Comunicación y Cultura y Gestión de Talento.

CulturaNews y TcLive son dos espacios dedicados a compartir información de las áreas de estructura con el resto del equipo. Hablamos de newsletters internas emplazadas en nuestra intranet o red social interna (llamada #TcPlus) que se publican de manera periódica con el fin de aterrizar y materializar las horas de trabajo de ambas áreas. De este modo, conseguimos hacer partícipes a todos los empleados y recibir feedback y consejo de todos y cada uno de ellos.

Además, no sólo los miembros de estos dos equipos toman la iniciativa de llevar a cabo estas prácticas. Fernando y Juan Luis Polo, socios fundadores y directores de Territorio creativo, llevan realizando durante años un ejercicio de transparencia y comunicación con pequeñas píldoras de motivación y liderazgo. Lidertarios (nombre que da título al último libro publicado por los dos hermanos) y Enfocando, son las herramientas para estimular mensualmente las mentes de los tecerianos.

La comunicación interna va más allá de textos que actualizan la actividad de la empresa de manera recurrente. Nos estamos refiriendo al conjunto de actividades inherentes a los empleados que hacen posible que la relación entre compañeros se traduzca en resultados brillantes.

[…] el <<departamento de comunicación>> interna somos todos. Que no hay <<departamento de comunicación interna>>, vaya. Es una función que debemos acometer todos en primera persona. La responsabilidad es de todos, no sólo de directores, socios o del área de cultura o comunicación.

Lidertarios, página 192.

No olvidemos que no todos trabajamos en la misma oficina. En empresas descentralizadas es importante informar acerca todas las incorporaciones y las salidas. Y, ¿por qué no hacerlo de una manera diferente? En Tc, damos la bienvenida a los nuevos tecerianos mediante un vídeo en el que tienen la oportunidad de presentarse tanto a nivel interno como a nuestros seguidores en redes sociales. Hablamos de los #TcWelcome que, mediante 3 preguntas, definen brevemente el perfil del nuevo empleado.

Del mismo modo, cuando un teceriano se despide de Territorio creativo, el área de Cultura y Gestión de Talento escribe a todo el equipo (incluidas las oficinas de Barcelona, México y Colombia) agradeciendo su paso por la empresa, destacando sus logros y aprendizajes, y deseándole un futuro prometedor.

El hábito hace al monje

La experiencia de Territorio creativo en la comunicación interna nos enseña la importancia de ser constante e insistente, afianzar los hábitos y establecer un modelo de trabajo para con las áreas de Comunicación y Cultura. Esto nos lleva a plantearnos las siguientes cinco pautas para COMUNICAR+. Cinco pautas que, además, están recogidas en el capítulo de Lidertarios ‘Comunica más y crecerás en armonía’.

1. Más comunicación asíncrona. La empresa crece y los momentos de debate cara a cara son cada vez menores. Hay que estimular a la comunidad para que participe en los foros internos y comparta las experiencias profesionales y personales que puedan ayudar al resto del equipo.
2. Más rutina de comunicación. Debemos adoptar ciertas rutinas: correos de estatus semanales, posts en la red social interna, seguimiento de nuestros compañeros en redes sociales… Saber qué ocurre en nuestro entorno de trabajo nos hará más operativos. Información, divino tesoro.
3. Lluvia fina. A veces puede dar la sensación que no se nos escucha. Puede parecer que nuestro mensaje no llega a al receptor, o no llega del modo que nosotros queremos. Esto no puede detenernos. Hay que ser constantes a la hora de comunicar; hay que reiterar la información y no dar nada por supuesto; hay que insistir (si creemos que debemos hacerlo) aunque nos tachen de spammers.
4. Innovemos en formatos y canales. Que todo está inventado es cierto, pero todo es reinventable. Los canales de comunicación pierden efectividad con el tiempo, por lo que tenemos que ser capaces de buscar nuevos medios de llegar a la comunidad. ¿Y si en lugar de actualizarnos vía e-mail grabamos un vídeo o hacemos un gif? Sigamos con la lluvia fina (pero seamos creativos).
5. Seamos valientes en el cara a cara. Seamos capaces de dar feedback efectivo. El miedo no puede suponer una barrera a la hora de decir lo que pensamos a nuestros compañeros de manera constructiva y solventar conflictos antes de que supongan un verdadero problema.