Cómo y por qué buscamos la transparencia en la evaluación del desempeño

¿Debe la evaluación del rendimiento de las personas dentro de una organización ser un proceso completamente transparente? En Territorio creativo nos hemos enfrentado a este problema desde el convencimiento de que la transparencia es, de por sí, buena y una meta irrenunciable en todas nuestras actividades. Sin embargo, el acceso de todas las personas a los datos de evaluación ajenos no es un asunto sencillo y presenta dificultades de gestión de la intimidad de las personas, sus sentimientos y expectativas individuales y grupales.

Si somos transparentes con nuestras finanzas, debemos ser transparentes con la revisión de nuestro desempeño

Desde hace años, todos los meses se explican en público y con atención de todos nuestros equipos en Madrid, Barcelona y Bogotá nuestros resultados económicos, resultados comerciales y estrategias de mercado. A través de nuestra red interna – TcPlus – todas las personas pueden publicar lo que deseen en todos los órdenes: no son infrecuentes las críticas, propuestas de mejora y revisiones de las grandes políticas de la empresa. Crear un ambiente donde las personas no tienen miedo a cuestionar la implementación de cualquiera de nuestras políticas relacionadas con las personas.

Nuestro sistema de evaluación es 360º: desde los socios de la compañía hasta la última persona pueden – y deben – evaluar a las personas que trabajan con ellos y retroalimentar y proponer mejoras sobre las etapas de crecimiento de las personas y el funcionamiento de los servicios comunes. Este año hemos decidido dar un paso más en la construcción del objetivo de transparencia y hacer públicos los resultados de nuestras evaluaciones de desempeño al conjunto de la organización (que denominamos InProgress)

¿Por qué? El debate fue liderado por Fernando Polo en TcPlus con una amplísima participación, a veces escéptica, otras veces temerosa y otras completamente a favor. Las ideas que presidían la necesidad de asumir que las calificaciones que damos a nuestros compañeros deben ser compartidas con todos, eran dos:

1. La transparencia nos hace madurar. El beneficio no está en el corto plazo, sino en el largo plazo. Ser una empresa más transparente nos hará más robusta para afrontar los difíciles retos que tenemos por delante, y para ser líderes en innovación, y en talento.
2. Lo importante no es la nota, sino el feedback (y la constancia). La ciencia de nuestro inProgress es muy inexacta y nos queda mucho camino de mejora. Pero aunque fuera perfecta, siempre habría subidas, bajadas. Lo importante es el trabajo sobre nuestros puntos de mejora, y la evolución anual registrada.

La transparencia al evaluar el desempeño obliga a ser humildes, pacientes, empáticos e inteligentes

Hasta aquí todo es relativamente idílico y creo que cualquier persona u organización estaría alineada con esta visión positiva de los beneficios de la transparencia. No es sencillo ser transparente: se levantan ampollas, es un proceso delicado de comunicación, en el que se debe meditar profundamente cada paso del proceso, la elección de los momentos y de las palabras.

Hay cuatro grandes lecciones que hemos aprendido sobre la forma en que se debe aplicar transparencia a la hora de comunicar los resultados globales de una evaluación de desempeño:

1. Los datos no tienen vida propia. Un número es un concepto que expresa una cantidad en relación a su unidad. Somos nosotros como organización quienes dotamos de significado a esa unidad y los encargados de mostrar ese significado. Una mala representación de los datos, una mala gráfica puede hacer de esa transparencia una baile de números sin sentido y sin propósito.
2. No se puede ser transparente sin invertir el tiempo adecuado. A veces los tiempos de las emociones humanas no son los tiempos que la organización necesita para cumplir su propia misión: presupuestos, objetivos comerciales, revisiones salariales necesitan estar terminadas para “volver” a la acción tras cada rito anual de evaluación. No tuvimos en cuenta esta discrepancia, fuimos contrarreloj y no asumimos la dimensión completa de una tarea mucho más grande de lo que imaginamos: comunicaciones parciales de modo sucesivo generaron incertidumbre y, en algunos casos, daño innecesario a los sentimientos de algunas personas.
3. Cuantitativo VS Cualitativo. Los datos son importantes, pero en el trabajo de evaluar para ayudar a progresar el factor relevante es el contexto que rodea a cada dato. Por ello hemos aprendido que ser transparente conlleva la responsabilidad de contextualizar los datos de manera cualitativa. No nos interesa un ranking de personas, sino un benchmark de mejora. Debemos entender que trabajar en una organización no es una competición de salto donde un jurado saca una puntuación y así se obtiene la nota. Una evaluación tiene en cuenta períodos de trabajo de un equipo humano, por lo que es importante dotar de contexto a la evaluación.
4. El feedback te lleva a la gloria o al averno. Una de la claves de una correcta evaluación es saber reportar, explicar y transmitir los datos recogidos. Sin un feedback estructurado, bien sea en un informe, en un documento o en una reunión, la persona puede perderse en un mar de opiniones, de autoreflexiones y de incertidumbre que tirará por tierra el valor de la transparencia y puede llevar a un equipo a estar desmotivado.

Para mejorar el proceso, hemos iniciado un proceso de reflexión y actuar: creemos en el camino, pero sabemos que para generar una satisfacción plena tenemos que aprender a hacerlo mejor. Un grupo de trabajo del que forman parte personas con todo tipo de responsabilidades y experiencias (no es un trabajo de ‘jefes’, es un trabajo desde abajo hacia arriba) que están trabajando en la revisión del flujo de trabajo,los elementos de evaluación, los sistemas de ponderación y de comunicación. Pretendemos que sea algo que la organización ‘compre’ como suyo y porque forma parte de los debates que le dan forma: las innovaciones tienen que ser aceptadas para que triunfen.

Llevamos cuatro años efectuando procesos de evaluación 360 y con debates constantes sobre cómo llevarlos a cabo y cómo generar la ecuanimidad que debe exigírsele. Cada año hemos mejorado. Dar el salto a que el resultado sea público ha conseguido dos cosas: la primera, que existe un consenso entre todas las personas de que no hay vuelta atrás en el ejercicio de ser evaluado (y que no tiene alternativa si se quiere mejorar) y la segunda, que aunque hemos tenido momentos de grandes dificultades emocionales nunca nos habíamos conocido tanto como equipo como ahora. Hemos puesto cara y ojos a los más tímidos, hemos conseguido que se resalten valores de personas que no estaban reconocidos y nuestras oficinas se han integrado como nunca antes a pesar de la distancia geográfica.