Cómo gestionar nuestra nueva empresa sin morir en el intento

Todos hemos escuchado alguna vez la expresión “el saber no ocupa lugar” y sin embargo a veces pasamos de puntillas por encima de algunos temas que nos resultan escabrosos o complejos. Uno de ellos es el “saber financiero” que curiosamente ocupa poco espacio comparado con las satisfacciones que aporta o con los disgustos que nos ahorra. Nosotros, que tanto queremos a los emprendedores, sabemos de primera mano que si en algún momento es importante este conocimiento es cuando un emprendedor decide crear y gestionar su propia empresa.

¿Cuál es la mejor forma de comenzar la aventura de emprender? ¿Cómo puedo optimizar al máximo los recursos de los que dispongo para lograr mis objetivos? ¿Qué es y para qué sirve una factura? ¿Qué derechos y obligaciones conlleva? Son cuestiones cuya respuesta debería recibir nuestra mayor atención y “saber”.

Y es que si queremos crear una startup o un nuevo negocio, tener claros unos cuantos conceptos administrativos y un buen plan financiero nos ahorrará sustos y disgustos. Una de las patas en las que nuestro plan financiero debería apoyarse es un presupuesto anual que a modo de hoja de ruta, nos permita fijar los objetivos de ventas que queremos alcanzar, conocer nuestros costes y los gastos de personal asociados. A grandes rasgos supone hacer un cálculo anticipado de los ingresos que se estima serán necesarios para hacer frente a nuestros costes y el margen o beneficio que –descontados los costes- nos reportarán dichos ingresos. Cuando hablamos de costes nos referimos tanto a costes variables (asociados directamente a la realización de nuestra actividad) como a los costes fijos o estructurales, que son los gastos en los que incurre la empresa independientemente del grado de actividad de la misma (alquiler de oficina, servicios de telefonía o internet…). El presupuesto nos permitirá hacer un seguimiento de las posibles desviaciones y será nuestra guía espiritual y gran aliado para vigilar y comprobar que nuestra estrategia es la correcta.

Además del presupuesto y entrando en el día a día administrativo, hay tres procesos fundamentales que no podemos despistar:

– Facturación:

Es uno de los conceptos básicos de la gestión administrativa de una empresa. Debemos conocerlo y realizarlo correctamente. El proceso de facturación o emisión de una factura se basa en la generación de un documento oficial que refleja la compraventa de un bien o servicio e incluye toda la información de la operación, desde la fecha de prestación del servicio, si se trata de una empresa de servicios, hasta el plazo máximo de cobro o vencimiento, pasando por la incorporación de los impuestos vigentes en cada momento (IVA, IRPF, etc.). Dicho documento supone una obligación de pago para el que la recibe (facturas de servicio recibidas) y un derecho de cobro para el que la emite (las facturas emitidas a clientes).

– Tesorería:

Es decir la vigilancia de nuestros saldos bancarios. Parece de perogrullo decir que mantener el equilibrio entre las entradas y las salidas de dinero de nuestra cuenta bancaria es vital, pero insistimos dado que podemos encontrarnos con la paradoja de que el balance de nuestra empresa arroje un beneficio positivo y sin embargo, no tengamos saldo suficiente en nuestra cuenta bancaria para pagar nuestras facturas, salarios u obligaciones fiscales. Un plan de tesorería a dos o tres meses vista, que refleje los cobros y los pagos en sus fechas correspondientes, nos permitirá tener información en avance y actuar en consecuencia según la situación lo requiera.

– Impuestos:

Otra obviedad que no nos resistimos a recordar es la de conocer y cumplir con las obligaciones tributarias de nuestra empresa. Es imprescindible no despistarnos con las declaraciones trimestrales de IVA (impuesto sobre el valor añadido) e IRPF (impuesto sobre la renta de personas físicas), el impuesto de sociedades con carácter anual, el IAE (impuesto de actividades económicas) o impuestos propios de cada autonomía como el IGIC (Impuesto general indirecto canario).

Y si no somos muy duchos en la materia, contar con un buen colaborador experto en estas cuestiones nos ahorrará muchos quebraderos de cabeza.

Son muchas las herramientas que nos ayudarán en esta gestión y control financiero, desde sencillas hojas de cálculo, pasando por la facturación electrónica hasta los programas de gestión o ERPs (Enterprise Resourcing Planning) más avanzados. Pero como decía Michael Ende “esa es otra historia y debe ser contada en otra ocasión”.