El Knowledge Management pide paso en la empresa creativa

Management

A fecha de hoy es prácticamente imposible encontrar una organización (más si cabe de identidad digital, como Territorio Creativo) que no gestione su conocimiento mediante sistemas informáticos. El problema se presenta cuando damos por hecho que a través de dichos sistemas todo nuestro flujo documental emprenderá su cauce y llegará a buen puerto sin que apenas tengamos que intervenir (Knowledge Management).

Estamos inmersos en plena sociedad del conocimiento. La información se ha convertido en el eje alrededor del cual gira la actividad social, económica y cultural de toda organización. Su gestión, por lo tanto, ha pasado a ser el vehículo principal de esta actividad (no olvidemos que vendemos información, conocimiento).

Knowledge Management es un concepto que surgió sobre los años 90 en el mundo de la consultoría; y de allí, se extendió a otras disciplinas. Las empresas de consultoría se dieron cuenta del potencial que suponía unir Intranet con Internet vinculando la información de sedes geográficamente dispersas, así que decidieron plasmarlo en un producto para venderlo a otras organizaciones. Había nacido la gestión del conocimiento.

Procesar datos no es gestionar conocimiento.

Al servicio de la creatividad

Cuando abogamos por la innovación y la creatividad nuestra mente huye de todo aquello que nos hace previsibles; y de algún modo, la gestión de conocimiento implica asentar ciertos procesos y métodos en nuestro día a día. A priori pueden resultar conceptos opuestos, pero la realidad en este caso, supera los prejuicios.

La infoxicación (exceso de información) y la acumulación de grandes masas documentales repercute negativamente en nuestra actividad; probablemente, más de lo que imaginamos. Los problemas en la localización y recuperación de nuestros documentos, así como la pérdida de aquellos más preciados, implican una serie de perjuicios a los que en cierta medida ya nos hemos acostumbrado. Malacostumbrado.

¿Qué valor le estamos dando a nuestro tiempo?

“Si te vas a quemar buscando información, preferimos que lo hagas haciendo KPI’s”.

He aquí uno de los lemas con el que bromeamos desde el departamento de Knowledge Management de Territorio Creativo (y que nos perdonen los KPI’s).

En bien de la organización

Para tratar de anteponernos a todas estas cuestiones, el proceso normalizador de toda gestión documental propone asentar las siguientes bases Mundet (2006):

  • Controlar el uso y circulación de los documentos
  • Organizarlos para su adecuada explotación
  • Asegurar su disponibilidad
  • Aislar aquellos que carezcan de valor real para la organización
  • Garantizar su seguridad y conservación a largo plazo

Siguiendo estos principios básicos, y sin necesidad de adentrarnos en terrenos más técnicos (tendremos ocasión de hacerlo en próximos posts), ya de entrada la calidad del flujo documental y de trabajo de nuestra organización debería mejorar notablemente.

A su vez, disponer y acceder a nuestro conocimiento de forma más estructurada supone dejar de repetir procesos que en su día ya han sido trazados por otros (metodologías, best practices…); saliendo ganando en términos de rentabilidad y valor añadido entregado a cliente.

Ciclo virtuoso gestión del conocimiento

Ciclo virtuoso gestión del conocimiento

Lideremos también este proceso

Si recordáis, unas líneas más arriba hablábamos de la necesidad de reconducir nuestros flujos y procesos documentales. Resulta una paradoja comprobar cómo empresas que ya han liderado cambios importantes son incapaces de liderar su propia documentación. Porque hay que liderarla.

Ya conocemos el valor añadido que supone para la empresa liderar sus procesos de gestión del conocimiento. A partir de aquí, será cuestión de ponernos manos a la obra y escoger el modelo, herramientas y mecanismos en los cuales vamos a confiar (sistemas de clasificación, tipos de repositorio, etc.).

Tomemos las riendas de nuestro activo más preciado: ¡el conocimiento!

Menú