Dashboards automatizados e informes de KPIs en tiempo real: toma de decisiones

04 · 10 · 2016



Una vez afrontemos la tarea de agilizar la generación de informes, automatizando la recogida de datos y representándolos en una visualización dinámica y eficiente, podremos centrarnos en su análisis cualitativo y extraer conclusiones de valor que ayuden a la táctica y la estrategia de la organización. Para ello, debemos elegir la herramienta adecuada a fin de construir nuestros dashboards automatizados. En un primer post relacionado de esta serie, os recomendamos los criterios a tener en cuenta para seleccionarla correctamente.

¿Cuál será el siguiente paso? Plantear una toma de decisiones entre diferentes equipos para llevar a cabo la generación automatizada de informes de KPIs en tiempo real. El flujo contendrá las siguientes cuestiones y puntos:

1. Decide sobre tu transparencia o privacidad

¿Queremos dar visibilidad a determinados datos? Nos será muy útil de cara a la notoriedad y percepción de marca publicar ciertas áreas que pongan de relieve las bondades de la cultura de empresa. Buenos ejemplos de este uso público de dashboards son Buffer, o aquellos cuadros públicos que muestra Klipfolio.

De cara a involucrar, compartir y abrir los flujos de información entre departamentos podemos dejar ciertos resultados privados pero publicarlos de cara a la totalidad de la empresa, a título informativo o para mostrar orgullosos los beneficios de su esfuerzo. ¿Para qué dejar circulando documentos desactualizados si puedes tener una representación actualizada de lo que pasa en que cada área?

Por último, habrá dashboards visibles solo para determinados equipos o compartidos con proveedores, clientes o grupos de decisión. En función de cada caso, las necesidades serán completamente diferentes, por lo que parece adecuado afrontar esta decisión antes que todas las demás.

2. Elige las métricas adecuadas

Obviamente, no será lo mismo empezar a formar nuestros dashboards atendiendo a un área, plataforma u otra división (web, medios sociales, SEO, CRM, atención al cliente, finanzas, administración… etc.); cada una de ellas dispondrá de diferentes métricas a recoger y como analistas, deberemos proponer al equipo las que consideremos candidatas a representar y lo más importante, cuáles constituirán los indicadores clave de desempeño o KPIs. Un ejemplo de visualización de las diferentes métricas disponibles sería el siguiente:

Propuesta de métricas

Por supuesto, antes de plantear este punto debe haberse realizado un trabajo previo, tener claro qué objetivos son los marcados. Combinando los objetivos de la estrategia dibujada y los indicadores o KPIs que serán las métricas propuestas y aceptadas, podremos disponer de un objetivo cuantificable con el que verificar el progreso y cumplimiento o no de lo marcado.

3. Juega con los datos

Recopilaremos las fuentes de datos que alimentarán las visualizaciones: lo ideal es que se integren a través de consultas a una base de datos o una API; algunas veces habrá que conectarse a un servicio externo proporcionando datos de autenticación y habrá otras que si no queda más remedio tendremos que integrar la herramienta con una hoja de cálculo en la nube donde vayamos actualizando aquellas cifras que no podamos conectar directamente.

Luego jugaremos con los datos obtenidos a través de sus fuentes para mezclarlas, agruparlas, limpiarlas o formatear algunos elementos como fechas o texto. Para esto es ideal que la herramienta elegida disponga de funciones a tal efecto, o bien que las consultas SQL sean lo suficientemente específicas.

4. Visualiza la información

Llegó el momento de conectar datos y visualización: primero presentaremos los bosquejos que esbozan cómo propondremos una primera versión. Cada métrica o conjunto de ellas tienen varias formas de representarse y multitud de tipos de gráficas para ello. Seleccionaremos la representación que más se adecue dependiendo de su tipología: una evolución, una cuota, una dispersión, una correlación, un ejemplo promedio, etc.

Será crucial añadir desplegables, posibilidad de filtrar, ordenar, descargar los datos para proporcionar una buena experiencia a todos los equipos que puedan consultar los dashboard. En todo momento tendremos presente la identidad corporativa en términos de colores, formas, logos o tipografías para que lo representado sea coherente con todo el conjunto de informes o presentaciones de la organización.

5. Cuida la comunicación

La relación entre equipos constituye un punto transversal a todo el proceso. Una metodología ágil para recibir feedback, modificar y volver a representar es crucial para el buen desarrollo del proyecto. La comunicación ordenada nos servirá para reunir todos aquellos detalles de mejora: cambiar tipos de gráfico, colores, tamaños, estructura, disposición, diseño o estructura.

Para ello, nos será de utilidad disponer de una herramienta de gestión de proyecto (por ejemplo, Taiga o Trello) bien para ordenar los to-do’s y observar su progreso, bien para recoger rápidamente los comentarios, reaccionar a tiempo y llegar cuanto antes a la siguiente versión, cada vez más perfecta.

6. Revisa e itera

Una vez comprobemos que las automatizaciones funcionan (y si no es así, detectar dónde se produce el error y corregirlo) nos quedará elaborar las primeras conclusiones, donde aportaremos el valor principal de todo el proceso, a fin de proporcionar información relevante que mejore la toma de decisiones en la organización y afecte positivamente a la rentabilidad y felicidad de las personas que la componen.

Después, iteramos en el proceso y elaboramos las siguientes conclusiones (podemos tomarnos un merecido refresco entre punto y punto).

7. Prueba nuevas acciones

Cuando todo se ejecute correctamente y pase un tiempo prudencial, podemos empezar a probar nuevas acciones. Por ejemplo; si tenemos una intuición y queremos validarla, comprobar que estamos en lo cierto, o bien rebatirla y cancelarla. Para esto, podremos realizar este cambio en el área oportuna y aislaremos la variable objeto o bien programaremos una prueba a-b, para observar qué ocurre gracias a nuestro cuadro de mando. ¿Se ha producido la correlación o la variación esperada? Podremos continuar por esa vía o descartarla y hacer más pruebas.

¡Estaremos listos para mejorar nuestra organización con decisiones data-driven!

Tags:

Desde el Google Online Marketing Challenge en 2011 llegué a Good Rebels para aprender en torno a las innovaciones producidas en la web social. En este tiempo he desarrollado mi labor asesorando sobre las diferentes plataformas digitales e implementando soluciones de analítica y monitorización. Sigo ampliando mis aptitudes en pro de la automatización de procesos,…

Comparte +

Ver todos    Subir

Suscríbete a nuestros artículos

Suscríbete a #Rebelthinking y mantente al día de las últimas tendencias digitales, una selección de los mejores artículos de Rebel Thinking, así como nuestros últimos estudios y nuestra newsletter mensual.

He leído y acepto las condiciones de uso y la política de privacidad y cookies