Claves para socializar tu evento. El caso de los Juegos Olímpicos

Social Media

“Perdona, ¿cuál es el hashtag?” Si frecuentas eventos, conferencias, seminarios o actos varios habrás oído, contestado o pronunciado esta frase cientos de veces. Pero, ¿qué hay detrás de un hashtag de eventos?

Organizadores y asistentes, todos ganan

Como organizador, debemos asumir que las redes sociales son ya un elemento fundamental en el Marketing de Eventos. Aprovecharlas para la difusión, retransmisión y seguimiento del evento nos servirá para potenciar el alcance del mismo: podremos escuchar a los asistentes, conocer en tiempo real la opinión de nuestro público, contestar dudas… Una buena gestión de la difusión producirá un efecto altavoz impagable. No seremos nosotras quienes os animemos a conseguir el Trending Topic (eso es harina de otro costal), pero somos conscientes de que a nadie le amarga un dulce y esto puede ser un logro muy agradable como organizadores.

Como asistente o espectador, ya sea in situ o a través de Internet, un evento con participación y retransmisión abierta tiene varias ventajas importantes. En primer lugar no es necesaria la presencia física en el evento, te enterarás de lo importante sin necesidad de desplazarte ni de tragar banalidades. En segundo lugar, permite la interacción entre asistentes, ¿qué mejor vía para hacer networking que las redes sociales?. Localizarás a personas y organizaciones con intereses afines a los tuyos, y, sobre todo, los tendrás “a mano”. Un evento es una de las mejores oportunidades para abordar a posibles colaboradores, clientes o benefactores. Y en tercer lugar es muy probable que puedas participar en el evento comunicándote con el organizador, por norma general la conversación estará abierta y podrás lanzar tus preguntas y tus impresiones. Seguro que se os ocurre alguna ventaja más que nos podéis contar 😉

No sólo hay que preocuparse del catering

Y ahora, metidos en materia, pensemos que necesitamos retransmitir un evento. ¿Qué deberíamos hacer?

Empecemos por el principio. Aunque sea una obviedad, la organización de un evento en redes sociales lleva aparejada fases idénticas a cualquier evento offline: pre-producción, producción y post-producción.

Veamos las peculiaridades “sociales”:

– Pre-producción:

En las semanas previas a nuestro gran acontecimiento es elemental definir las plataformas en las que queremos difundir el evento. Twitter es fundamental, pero también pueden servirnos de “altavoz” el resto de redes sociales habituales: Facebook, G+, Linkedin, Foursquare…

El hashtag, escogido con cuidado, debe representar aquello de lo que se esté hablando; sin ser tan específico como para que referencie otros temas, ni tan extraño que no sea reconocible por los interesados.

Previo a la cita, no está de más localizar a los “influencers” del sector al que se dirige el tema, para ponerlos al corriente y tener una deferencia con aquellos que van a dar una visibilidad mayor al trabajo de tantos días.

Para complementar los canales propios, podemos incorporar la vía tradicional: las notas de prensa. Eso sí, enviadas con tino y a medios que tengan una difusión digital. Recordemos que estamos hablando de eventos 2.0.

También es conveniente tener preparados los nombres de los ponentes que van a participar, para tenerlos claros a la hora de atribuir alguna frase, localizarlo en una foto… Lo mismo con la URL del streaming, de la web del evento, etc.

– Producción:

Si todo se ha preparado correctamente los días anteriores, el Día D no tenemos por qué encontrarnos con ningún problema. Llega con tiempo al lugar de celebración, así te aseguras un buen sitio para ver y escuchar todo lo que suceda. Es importante empezar a dinamizar pronto ese día, tanto si el acto es de mañana como por la tarde, así se puede conseguir un abanico de impacto mayor.

Los twitteros están deseando saber qué pasa, pero también verlo: obséquiales con imágenes de lo que vaya aconteciendo. Y, de paso, retuitea a los presentes: su opinión puede crear mucho valor. De esta forma creas una relación con los presentes y no bombardeas al “lector” únicamente con tu opinión.

En cuanto a la parte técnica, hay varias aplicaciones gratuitas que permiten monitorizar un hashtag en directo, como Twubs, Twitterfall, Tweet-tag o Tweetchat. Nosotras pensamos que cuanto más fácil mejor, así que, para evitar errores indeseados, mejor utilizar la herramienta de gestión con la que estés más cómodo, la que utilices a diario. En nuestro caso: hootsuite.

– Post – producción:

El evento ha terminado, todo el mundo se lo ha pasado fenomenal, los tweets&beers posteriores han durado hasta las mil… Pero ahí no acaba tu trabajo. Seguramente, al día siguiente tu jefe se plantará ante ti y espetará: “números señores, ¡queremos números!”.

Está claro que si no medimos la repercusión real que ha tenido la retransmisión de dicho evento para nuestra marca/empresa/web, no podremos saber si realmente merece la pena disponer del tiempo y trabajo necesario para llevarla a cabo.

Algunas herramientas que nos pueden servir en esta ardua tarea: Algunas herramientas que nos pueden servir en esta ardua tarea: Follow the hashtag, The archivist, Tweet-tag, Tweetdoc, Tweetreach, Topsy… La gran mayoría tiene una limitación de 1.500 tweets, pero casi todas te aportan los mismos datos: usuarios que utilizan el hashtag, timeline y actividad del mismo, impacto… Es cuestión de encontrar TU herramienta, o un compendio de varias.

Contar unos juegos olímpicos en menos de 140 caracteres

Se acerca uno de los eventos más importantes de los últimos y próximos tiempos. Un evento que ya ha sido bautizado como “Los juegos olímpicos de las redes sociales”. Para ponernos en situación tengamos en cuenta que en el ensayo general de la ceremonia de inauguración los usuarios de Twitter presentes se comprometieron a guardar el secreto (en su mayoría) y utilizaron el hashtag #SaveTheSurprise para “no contar”, a través de Twitter, lo que estaban presenciando.

Esta semana la NBC y Twitter anunciaban el acuerdo que convierte a la red de microblogging en el “narrador oficial” de la cadena estadounidense durante los Juegos Olímpicos. Lo que significa que un equipo de la cadena se dedicará a tuitear durante veinte horas al día lo que vaya sucediendo cada jornada.

Y por supuesto, los protagonistas de este gran evento, los deportistas olímpicos, también van a jugar un papel importante, o no. Unos abandonando sus cuentas personales con el fin de no alterar su concentración, otros siguiendo la guía oficial de Twitter para atletas olimpicos (no es broma) y otros, respetando la restrictiva normativa establecida por el COI para el uso de las redes sociales por parte de los atletas.

¿Seremos testigos del gran hito de los eventos en Redes sociales? ¿En qué acabará toda esta locura de dimensiones estratosféricas? Está todo por ver amigos. Felices juegos.

Fuente infografía: Social Media Delivered

 

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